Auftragsabwicklungszykluszeit: Formel und bewährte Optimierungspraktiken

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Kunde entdeckt am Montagmorgen das perfekte T-Shirt in Ihrem Onlineshop, und bereits am Dienstagabend hält er es in den Händen. Beeindruckt von der schnellen Lieferung hinterlässt er eine begeisterte Bewertung und empfiehlt Ihren Shop all seinen Freunden weiter.

Stellen Sie sich nun ein anderes Szenario vor: Derselbe Kunde bestellt genau dasselbe T-Shirt, erhält es jedoch erst nach zwei Wochen – und obendrein mit ungenauen Lieferinformationen. Das Ergebnis? Eine negative Bewertung und ein für immer verlorener Kunde, selbst wenn das T-Shirt an sich von einwandfreier Qualität ist.

Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Szenarien? Alles hängt davon ab, ob man eine Kennzahl versteht und optimiert, die für jedes Online-Business entscheidend ist – die Auftragsabwicklungszykluszeit.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was diese Kennzahl für Unternehmen bedeutet und wie man sie richtig misst. Außerdem erklären wir, welche Schritte Sie unternehmen können, um die Auftragsabwicklungszykluszeit zu verkürzen, ohne dabei die Servicequalität zu beeinträchtigen.

• 1. Was ist die Order Fulfillment Cycle Time (OFCT)?
• 2. Warum ist es wichtig, die Order Fulfillment Cycle Time zu verfolgen?
• 3. Wie berechnet man die Order Fulfillment Cycle Time?
• 4. Welche Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung?
• 5. Wie lässt sich die Auftragsdurchlaufzeit verkürzen?
• 6. Fulfillment-Box – Geschwindigkeit und Genauigkeit in jeder Phase

1. Was ist die Order Fulfillment Cycle Time (OFCT)?

2. Warum ist es wichtig, die Order Fulfillment Cycle Time zu verfolgen?

Marktplätze wie Amazon haben die Erwartungen der Kunden derart hochgeschraubt, dass bereits eine Verzögerung von wenigen Tagen zu einem verlorenen Verkauf oder einer negativen Bewertung führen kann. Die Order Fulfillment Cycle Time ist eine zentrale Kennzahl, die die Wettbewerbsfähigkeit eines Onlineshops direkt beeinflusst. Durch die Überwachung dieser Kennzahl kann Ihr Unternehmen folgende Vorteile erzielen:

2.1 Kundenzufriedenheit

Eine schnelle Auftragsabwicklung beeinflusst direkt, wie Kunden die Servicequalität wahrnehmen. Geschwindigkeit und Transparenz des Prozesses sind oft wichtiger als der Produktpreis. 69 % der Verbraucher wenden sich von einer Marke ab, wenn sie keine Lieferung innerhalb von zwei Tagen anbieten kann.

2.2 Wettbewerbsvorteil

In stark umkämpften Nischen gewinnt das Unternehmen, das schneller und fehlerfrei liefert. Ein optimierter Auftragsabwicklungszyklus hilft dabei, sich gegenüber Wettbewerbern mit langsamerer Logistik hervorzuheben.

2.3 Finanzielle Vorteile

Die Reduzierung der Order Fulfillment Cycle Time führt zu:

• Schnellerem Cashflow
• Geringeren Lagerhaltungskosten
• Weniger stornierten Bestellungen
• Höherem Umsatz je Vermögenswert

2.4 Operative Effizienz

Die Überwachung dieser Kennzahl hilft dabei, Engpässe in den Prozessen zu erkennen und Abläufe zu optimieren, um maximale Effizienz zu erreichen.

3. Wie berechnet man die Order Fulfillment Cycle Time?

Die Kennzahl OFCT erfasst den gesamten Weg, den eine Bestellung in Ihrer Lieferkette durchläuft, einschließlich:

• Source Cycle Time – umfasst die Auftragsbearbeitung und das Zusammenstellen aller benötigten Materialien:

✔ Wenn der Artikel auf Lager ist: Kommissionierzeit = 0
✔ Wenn er beim Lieferanten bestellt werden muss: Lieferzeit des Lieferanten
✔ Bei maßgeschneiderten Produkten: Produktions- oder Personalisierungszeit

• Make Cycle Time – umfasst das Auffinden des Artikels im Lager, die Qualitätskontrolle, das Verpacken und den Versand.
• Delivery Cycle Time – der Transport der Bestellung von Ihrem Lager oder Produktionsstandort zum Endkunden.

Die Formel zur Berechnung der Order Fulfillment Cycle Time lautet wie folgt:

Order Fulfillment Cycle Time = Source Cycle Time + Make Cycle Time + Delivery Cycle Time

4. Welche Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung?

Die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung ist das Ergebnis eines komplexen Zusammenspiels mehrerer Faktoren. Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie Engpässe erkennen und sich auf die effektivsten Verbesserungen konzentrieren. Schauen wir uns die wichtigsten Elemente an, die Ihre Order Fulfillment Cycle Time sowohl beschleunigen als auch verzögern können.

4.1 Qualität der bereitgestellten Daten

Falsche oder unvollständige Kontaktdaten, fehlerhafte Lieferadressen oder falsche Produkt-SKUs erfordern zusätzliche Rücksprachen mit dem Kunden. Dies kann die gesamte Auftragsabwicklungszeit um wenige Stunden bis hin zu mehreren Tagen verlängern.

4.2 Bearbeitungszeit der Bestellung

Bestellungen, die während der Geschäftszeiten aufgegeben werden, werden schneller bearbeitet als solche, die an Wochenenden oder Feiertagen eingehen. Einige Unternehmen bieten eine rund-um-die-Uhr-Bearbeitung von Bestellungen an, was die gesamte Auftragsabwicklungszeit verkürzt.

4.3 Verfügbarkeit der Produkte auf Lager

Artikel, die auf Lager sind, können noch am selben Tag versendet werden, an dem die Bestellung aufgegeben wird, während Produkte auf Bestellung zusätzliche Vorlaufzeiten vom Hersteller oder Lieferanten benötigen.

4.4 Effizienz der internen Prozesse

Dazu gehören die Bestellbearbeitung, Kommissionierung, Verpackung und Versandvorbereitung der Artikel. Jede Ineffizienz – wie unnötige Produktbewegungen oder manuelle Dateneingaben – verlängert die gesamte Auftragsabwicklungszeit.

4.5 Zuverlässigkeit der Lieferanten

Lieferanten mit gut etablierten Logistikprozessen und zuverlässiger Einhaltung vereinbarter Lieferzeiten ermöglichen eine präzise Vorhersage, wann die Waren eintreffen. Unzuverlässige Partner können Verzögerungen verursachen, die die Auftragsabwicklungszeit direkt verlängern. Eine Diversifizierung der Lieferanten hilft, das Risiko solcher Verzögerungen zu verringern.

4.6 Liefermethode und geografische Lage des Kunden

Expresslieferungen innerhalb der Stadt können nur wenige Stunden dauern, während der Versand in abgelegenen Regionen mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Internationale Lieferungen benötigen zusätzlich Zeit für die Zollabfertigung.

4.7 Höhere Gewalt (Force-Majeure-Ereignisse)

Wetterbedingungen, Transportprobleme, Pandemien und Quarantänerestriktionen können Logistikketten für Tage oder sogar Wochen lahmlegen. Obwohl solche Ereignisse schwer vorhersehbar sind, können Unternehmen mit gut ausgearbeiteten Notfallplänen und alternativen Lieferwegen den normalen Betrieb schneller wieder aufnehmen als ihre Mitbewerber.

5. Wie lässt sich die Auftragsdurchlaufzeit verkürzen?

Zwei verschiedene Online-Shops, die dasselbe Produkt verkaufen, können es mit sehr unterschiedlicher Geschwindigkeit liefern. Ein Kunde erhält seine Bestellung am nächsten Tag, während ein anderer eine Woche warten muss. Der Unterschied liegt darin, wie effizient die internen Prozesse eines Unternehmens organisiert sind. Im Folgenden finden Sie praktische Schritte, um die Auftragsdurchlaufzeit zu verkürzen.

5.1 Routineprozesse automatisieren

Minimieren Sie manuelle Tätigkeiten so weit wie möglich. Dazu gehören Aufgaben wie das Drucken und Anbringen von Etiketten, das Sortieren von Paketen, die Bestandsprüfung oder sogar das Übertragen von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Wenn Mitarbeiter keine Zeit mehr für wiederkehrende Aufgaben aufwenden müssen, können sie sich auf wertvollere Tätigkeiten konzentrieren – wie Qualitätskontrollen oder die Bearbeitung spezieller Bestellungen.

Moderne WMS (Warehouse Management Systems) können Bestellungen aus Ihrem Onlineshop automatisch empfangen, den Lagerbestand prüfen und Lieferscheine ohne menschliches Eingreifen erstellen. Dies reduziert die Fehlerquote und beschleunigt die Auftragsbearbeitung.

Automatisierung spart nicht nur Minuten pro Bestellung, sondern ermöglicht auch die Schaffung eines skalierbaren Systems, das ein höheres Auftragsvolumen bewältigen kann, ohne langsamer zu werden.

5.2 Effiziente Lagerorganisation

Sie können die Laufwege der Mitarbeiter erheblich verkürzen, indem Sie beliebte Artikel näher am Verpackungsbereich platzieren und den Kommissionierprozess entlang einer „logischen Route“ organisieren. Ein Zonensystem funktioniert ebenfalls gut: Jeder Mitarbeiter ist nur für seinen zugewiesenen Bereich verantwortlich, was Zeit spart und die Arbeitsbelastung reduziert.

5.3 Standardisierung der Verpackungsprozesse

Standardisierung bedeutet, vorgefertigte Verpackungsmaterialien in den richtigen Größen bereitzuhalten, standardisierte Verpackungsschemata für verschiedene Produktkategorien zu nutzen und Zusatzmaterialien im Voraus vorzubereiten. Dadurch verkürzt sich die Entscheidungszeit und die Fehlerwahrscheinlichkeit wird minimiert.

5.4 Reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten

Die Order Fulfillment Cycle Time hängt in hohem Maße davon ab, wie zuverlässig und reaktionsschnell Ihr Lieferant ist. Wenn Lieferungen verspätet oder unvollständig eintreffen, wirkt sich das unweigerlich auf die Versandzeiten an die Kunden aus. Deshalb ist es entscheidend, transparente und vertrauensvolle Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen. Schließen Sie langfristige Verträge mit klaren SLAs (Service Level Agreements) ab, die Lieferzeiten, Mengen und Strafen bei Nichteinhaltung festlegen.

Ebenso wichtig ist die regelmäßige Kommunikation: Wöchentliche Gespräche oder Berichte können helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu Störungen führen. Dieser Ansatz minimiert Verzögerungen, verringert das Risiko von Engpässen und macht den gesamten Order-Fulfillment-Zyklus letztlich berechenbarer und kürzer.

5.5 Optimierung der Zusammenarbeit mit Versanddienstleistern

Durch Verträge mit mehreren Versanddienstleistern und die automatische Auswahl der optimalen Versandoption (abhängig von Geschwindigkeit oder Kosten) kann ein Unternehmen nicht nur die Lieferungen beschleunigen, sondern auch das Risiko von Verzögerungen verringern. Einige Unternehmen richten sogar eigene Kurierdienste ein, um nahegelegene Regionen zu bedienen.

5.6 Einsatz von Analyse- und Überwachungssystemen

Die Nachverfolgung jeder Phase der Auftragsabwicklung hilft genau zu erkennen, wo Engpässe entstehen. Die Verzögerung liegt möglicherweise nicht im Lager, sondern erst nach der Übergabe der Bestellung an den Kurier. Mit präzisen Daten kann ein Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, um den Prozess weiter zu verbessern.

5.7 Schulung der Mitarbeiter

Die Schulung und Motivation der Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Verbesserungen. Gut geschulte Mitarbeiter arbeiten nicht nur schneller, sondern auch qualitativ hochwertiger. Das Team sollte die Bedeutung der Einhaltung von Fristen verstehen und motiviert sein, zur Steigerung der Effizienz beizutragen.

6. Fulfillment-Box – Geschwindigkeit und Genauigkeit in jeder Phase

Fulfillment-Box übernimmt den gesamten Ablauf der Auftragsabwicklung: vom Wareneingang und der Lagerung über Kommissionierung und Verpackung bis hin zum Versand an den Endkunden. Unsere Prozesse sind darauf ausgelegt, die Geschwindigkeit der Order Fulfillment Cycle Time zu maximieren:

• Unser Netzwerk von Lagern in ganz Europa und den USA ermöglicht es, Produkte näher am Kunden zu lagern, wodurch die Lieferzeiten erheblich verkürzt werden.
• Unser modernes WMS weist Bestellungen automatisch dem nächstgelegenen Lager zu, wodurch Verzögerungen minimiert und die Bearbeitungsgenauigkeit erhöht werden.
• Dank der Integration mit führenden eCommerce-Plattformen werden alle Bestelldaten sofort und fehlerfrei übertragen.
• Etablierte Partnerschaften mit führenden Versanddienstleistern bieten Flexibilität und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Liefergeschwindigkeit und Kosten.
• Transparente Analysen ermöglichen die schnelle Erkennung von Engpässen, eine zügige Problemlösung und die Verbesserung der Prozesseffizienz insgesamt.

Optimieren Sie Ihre Prozesse, beschleunigen Sie die Lieferung, reduzieren Sie Fehler und begeistern Sie Ihre Kunden. Am Ende sind es Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit, die einmalige Käufe in langfristige Kundentreue verwandeln.