Fallstudie Ersatzteil-Check - Tausende SKUs und europaweite Skalierung

Kunde seit 2019

Client since 2019

Branche: Ersatzteile für Haushaltsgeräte

Vertriebskanäle: Amazon, eBay, WooCommerce, Otto, Kaufland, Allegro, Cdiscount, Metro

Markt: Europäische Union

Leistungen: Fulfillment, Retourenabwicklung, FBA-Vorbereitung, Prime

Ersatzteil-Check ist ein deutscher Onlinehändler mit einer klaren Mission: Reparieren statt wegwerfen.

Das Unternehmen hilft dabei, Waschmaschinen, Kühlschränke und Staubsauger länger im Einsatz zu halten, indem es ein breites Sortiment an Ersatzteilen anbietet, darunter auch Komponenten für Geräte, die seit über zehn Jahren nicht mehr produziert werden.

Mit einem tiefen Sortiment, das hunderte Marken abdeckt, und wettbewerbsfähigen Preisen konnte sich Ersatzteil-Check schnell eine treue Kundschaft aufbauen und eine starke Position im deutschen Markt sichern.

Der nächste logische Schritt war die Expansion innerhalb Europas. Genau hier wurde die Logistik jedoch zum limitierenden Faktor.

Die Herausforderung

Im Ersatzteilgeschäft entscheiden Liefergeschwindigkeit und Kommissioniergenauigkeit direkt über Kundenzufriedenheit und Bewertungen. Ein defektes Haushaltsgerät wartet nicht, ebensowenig wie der Kunde.

Mit steigenden Bestellvolumen traten typische Wachstumsschmerzen auf:

steigende Fehlerquote bei der Kommissionierung
Lieferzusagen wurden schwerer einzuhalten
Lagerprozesse wurden zunehmend unübersichtlich

Was zuvor ein verlässliches “Lieferung in 2 Tagen” war, wurde zunehmend zum Risiko.

Ein professioneller Fulfillment-Partner wurde notwendig, nicht nur, um den Service in Deutschland abzusichern, sondern um eine europäische Expansion ohne operative Risiken zu ermöglichen.

„Wir suchten einen Fulfillment-Partner mit einer starken Präsenz in Westeuropa, ein Lager in Deutschland war dabei nicht verhandelbar. Ebenso entscheidend war der Automatisierungsgrad der Prozesse. Wir brauchten maximale Sicherheit bei Geschwindigkeit und Kommissioniergenauigkeit. Fulfillment-Box hat genau das geliefert.“

Elisabeth Ponomar,
Senior Managerin, Ersatzteil-Check

Lösung und Umsetzung

Zentrale Herausforderungen

Verwaltung mehrerer tausend SKUs
Same-Day-Versand für den Großteil der Bestellungen
Abfangen saisonaler Nachfragespitzen
Versand empfindlicher Ersatzteile
Schnelle Bearbeitung von Retouren aufgrund falscher Modellauswahl
EU-weite Lieferung mit kurzen Laufzeiten

Die Zusammenarbeit begann 2019 mit einem zentralen Lagerstandort in Bremen.

In dieser initialen Phase wurden die ersten Vertriebskanäle (Amazon und eBay) integriert, eine Echtzeit-Datensynchronisation eingerichtet, empfindliche Artikel entsprechend gekennzeichnet und Qualitätskontrollen zur Sicherstellung der Kommissioniergenauigkeit eingeführt.

Dank automatisierter Prozesse konnte von Beginn an eine Kommissioniergenauigkeit von 99,8 % erreicht und die Transportschadensquote auf 0,9 % begrenzt werden.

Der nächste Fokus lag auf der Liefergeschwindigkeit. Fulfillment-Box eröffnete zusätzliche Lagerstandorte in Kodersdorf und Lahnstein, unter anderem, um die Logistik für Ersatzteil-Check weiter zu optimieren. Die Bestände wurden bedarfsorientiert verteilt, Bestellungen aus dem nächstgelegenen Lager versendet und der Anteil an Lieferungen innerhalb von 1–2 Werktagen stieg von 63 % auf 92 %.

Retouren sind im Ersatzteilhandel eine besondere Herausforderung. 15–20 % der Bestellungen werden retourniert, meist nicht wegen Defekten, sondern aufgrund falsch bestellter Modelle. Zuvor dauerte die Bearbeitung im internen Lager bis zu einer Woche, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkte.

Gemeinsam wurden die Prozesse optimiert:

automatisierte Erstellung von Retourenlabels
schnellere Wareneingangsprüfung und Wiedereinlagerung

Das Ergebnis: 90 % der Retouren werden heute innerhalb von 2 Tagen verarbeitet, statt zuvor 5–7 Tage.

Nach der Stabilisierung der Kernprozesse wurden weitere Marktplätze angebunden. Zu Amazon und eBay kamen zunächst Otto und Kaufland hinzu, anschließend ein eigener WooCommerce-Shop.

Diese stabile Basis erleichterte die europäische Expansion erheblich: Ein zusätzlicher Lagerstandort in Polen wurde integriert, neue lokale Plattformen wie Allegro und Cdiscount angebunden.

Aus einem einzelnen Lagerstandort entstand ein transparentes, steuerbares europäisches Logistiknetzwerk.

„Der größte Vorteil ist ein einziges System für alles.
Ich sehe Bestellungen aus allen Kanälen, Lagerbewegungen und Versandstatus in Echtzeit.
Das vereinfacht die Steuerung enorm – und gibt uns endlich das Gefühl, wirklich den Überblick zu behalten“

Elisabeth Ponomar,
Senior Managerin, Ersatzteil-Check

Ergebnisse

Kennzahlen

700.000+ Bestellungen im letzten Jahr abgewickelt
98 % der Bestellungen innerhalb von 2 Werktagen versendet
73 % Same-Day-Versand
Reduktion der Kommissionierfehler von 3–4 % auf 0,2 %
Durchschnittliche Lieferzeit in Deutschland von 2–3 auf 1–2 Tage gesenkt
38 % weniger negative Bewertungen

Ersatzteil-Check kam mit einer klassischen Skalierungsherausforderung zu Fulfillment-Box: Die Logistik konnte mit dem Wachstum nicht Schritt halten. Sieben Jahre später ist aus einem lokalen deutschen Händler ein paneuropäischer eCommerce-Anbieter geworden.

Der entscheidende Faktor war nicht einfach Outsourcing, sondern ein systemischer Ansatz:

strategische Bestandsverteilung
tiefgreifende Prozessautomatisierung
schnelle, kundenfreundliche Retourenabwicklung

Alles mit einem klaren Ziel: das richtige Ersatzteil so schnell wie möglich zum Kunden mit einem defekten Gerät zu bringen.

„Als wir 2019 gestartet sind, war Fulfillment-Box noch kein Top-Tier-3PL. Aber das Team hat sich wirklich für unser Geschäft, unsere Produkte und unsere Herausforderungen interessiert – und genau das hat den Unterschied gemacht.

Wir hatten anfangs Sorge, bei einem Dienstleister nur einer von vielen zu sein. Bei Fulfillment-Box hat man immer das Gefühl, dass ein echtes Team dahintersteht, das zuhört und versteht. Ich hoffe sehr, dass unsere Zusammenarbeit auch in Zukunft genauso verlässlich bleibt.“

Elisabeth Ponomar,
Senior Managerin, Ersatzteil-Check

Wie ein eCommerce-Unternehmen mit tausenden SKUs europaweit skalierte

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